Her endüstri, işleri halletmek için iş toplantılarına güvenir. Ve çoğu çalışan onlardan korkuyor.
Bunun nedeni, toplantı gerekli ve verimli olsa bile, ekip üyelerinizin başarması gereken yaklaşık bir milyon başka işinin olmasıdır. Yapılacaklar listeleri, zorunlu bir toplantı planladığınız için kaybolmaz.
Buna toplantılarla ilgili şaşırtıcı sayıları da ekleyin:
Önerilen makale: programatik dijital reklam hakkında bilgi almak ve güncel sosyal medya haberlerine ulaşmak için ilgili sayfayı ziyaret edebilirsiniz.
ABD kuruluşları her gün 36 ila 56 milyon toplantı gerçekleştiriyor.
Toplantıların %67’si verimsiz olarak değerlendiriliyor.
Bir toplantının ortalama maaş maliyeti 338 dolardır.
Toplantıların %37’si geç başlıyor.
Çalışanlar verimsiz toplantılarda yaklaşık 31 saat harcıyor.
Zaman sıfır toplamlı bir oyundur. Daha fazlasını oluşturamazsınız, bu nedenle toplantılarda ne kadar çok zaman harcarsanız, diğer görevler için o kadar az zamanınız olur – özellikle bir girişimciyseniz bu önemlidir.
Bu başucu kitabını kullanarak nasıl daha etkili satış toplantıları düzenleyeceğinizi öğrenin.
İş toplantıları hayatın bir gerçeğidir, ancak ekibinizin moralini bozmadan kendi toplantılarınızın hedeflediğiniz şeyi gerçekleştirmesini sağlayabilirsiniz. İşte nasıl.
5 Kolay Adımda Daha İyi İş Toplantıları
1. Özel olun
Çalışanlar nadiren iş toplantılarından hoşlanırlar. Toplantı aslında onların varlığını gerektirmediğinde, onların zamanını boşa harcıyorsunuz ve toplantınızı sulandırıyorsunuz.
Hangi ekip üyelerinin toplantınızda yasal olarak bulunması gerektiğini belirleyin ve katılımcı listenizi yalnızca bu kişilerle sınırlandırın. Gereksiz meslektaşları toplantıya dahil ettiğinizde, yoldan çıkmak kolaydır ve büyük bir grupla fikir birliği oluşturmak daha zordur.
Deneyim ayrıca, büyük insan gruplarında daha az insanın konuştuğunu gösteriyor. Düşüncelerini ve fikirlerini paylaşmak yerine, muhtemelen geçinmek için birlikte hareket edeceklerdir.
Amazon buna “iki pizza kuralı” diyor: Tüm grubu iki turtayla besleyemezseniz, çok fazla insanı dahil etmişsiniz demektir. Google ayrıca toplantılarını sekizde sınırlıyor.
Katılımcılara toplantı bilgilerini ekip üyeleriyle paylaşma görevi verin ve gereksiz kişileri toplantı dışında verimli olmaya devam etmeleri için serbest bırakın.
2. Bir gündeme bağlı kalın
Önceden belirlenmiş bir gündem olmadan, toplantınız rotasından sapar ve muhtemelen olması gerekenden daha uzun sürer.
Katılımcıların odaklanmasını sağlamak ve ihtiyacınız olan materyali ele aldığınızdan emin olmak için önceden sağlam bir gündem oluşturun. Birkaç ipucu daha:
Gündeminizdeki her madde için belirli bir süre ayırın.
Zaman tutucu olarak hareket etmesi için birini davet edin ve süre dolduğunda gruba haber verin.
Katılanlara en az 24 saat önceden ajandayı gönderin, böylece sohbete katkıda bulunmaya ve değer katmaya hazırlansınlar.
Katılımcıların gündemi gözden geçirmelerini ve toplantıdan önce eklemeler veya değişiklikler göndermelerini isteyin.
Toplantı notlarınızı yönlendirmek için bir taslak olarak kullanarak gündeminizden en iyi şekilde yararlanın.
Ayrıca, çözmeniz gereken belirli bir zorluk varsa, onları önceden çözümler hazırlamaya teşvik edin, böylece toplantı sorun yerine ilgili çözümlere odaklanır. Bu, çalışanların toplantıya katkıda bulundukları için kendilerini bağlı hissetmelerine yardımcı olacaktır.
New York Times’ın en çok satan yazarı Mark Murphy, net bir taslağa sahip olmanın toplantı sürenizden 17 dakikaya kadar tasarruf sağlayabileceğini öne sürüyor. Bu 17 dakika, şirketiniz için gelir yaratan üretken çabalara ayrılabilir. Katılan çalışan sayısını 17 ile çarpın ve önemli miktarda zaman kazandınız.
Toplantılarınızdan önce gündem oluşturmak için zamanınız yok mu? Bir sanal asistandan bunu yapmasını isteyin.
İş Toplantısı Gündemi [Örnek]
Toplantı amacı: Çevrimiçi satışlar nasıl artırılır?
Toplantı süresi: 60 dakika
Ele alınacak ve gözden geçirilecek konular: 5 dakika
1. Çeyrek ve 2. Çeyrek satış rakamlarını inceleyin
Çevrimiçi satışlarda düşüşe neden olan zorlukları tartışın
Dijital pazarlama çabalarını ve potansiyel müşteri yaratmayı gözden geçirin
1. Konu: 1. ve 2. Çeyrek satış rakamlarını gözden geçirin (15 dakika)
Konu 2: Çevrimiçi satışlarda düşüşe neden olan zorlukları tartışın (15 dakika)
3. Konu: Dijital pazarlama çabalarını ve müşteri adayı oluşturmayı gözden geçirin (15 dakika)
Eylem öğeleri ve sonraki adımlar: (5 dakika)
Dave, Mary ve Lewis, yeni açılış sayfalarının A/B testi üzerinde çalışacak
Joann’ın ekibi yeni müşteri adayı oluşturma varlıkları üzerinde çalışacak
Alex ek satış stratejileri üzerinde çalışacak
Sarah toplantı notlarını paylaşacak ve toplantı bitiminden sonraki üç saat içinde çıkarımları paydaşlarla onaylayacaktır.
3. Hikayeler anlatın
İnsanlar hikayeleri basit gerçeklerden daha iyi hatırlar.
London School of Business, insanların duydukları istatistiklerin yalnızca yaklaşık %5-10’unu akıllarında tuttuklarını bildiriyor. Bu istatistikleri bir görselle birleştirdiğinizde akılda tutma oranı yaklaşık %25’e çıkar. İstatistikler bir hikaye ile sunulduğunda, akılda tutma oranı %70’e kadar çıkıyor.
Bunun nedeni, gerçeklerin beynimizin yalnızca dil kısmını meşgul etmesi, hikâyelerin ise aynı anda beynimizin birden çok bölgesini meşgul etmesidir. Hikayeler, hikayeyi gerçekten kendimiz yaşamış olsaydık, beynimizin dahil olacak olan kısmını harekete geçirir.
Bir hikaye sadece tüm beynimizi çalıştırmakla kalmaz, aynı zamanda aynı hikayeyi deneyimledikleri için hem anlatanın hem de duyanın beyinlerini senkronize etmesine yardımcı olur.
Hikayeler, anlatıcının dinleyicilerin zihnine bir fikir “yerleştirmesine” yardımcı olabilir, bu da bir iş toplantısı bağlamında güçlü bir araç olabilir. Otantik hikayeler, insanlar arasında yakınlık kurar ve duygusal bağlar oluşturur.
Toplantınızın içeriği bir toplantı yapılmasını gerektirecek kadar önemliyse, ekibinizin içeriği elinde tutmasına yardımcı olacak kadar da önemlidir. Hatırlamalarına ve anlamalarına yardımcı olacak hikayeler anlatın.
4. Manzarayı değiştirin
Toplantılar tekrarlayıcı ve sıkıcı olabilir, bu da verimliliği engelleyebilir. Ekibiniz çevresine alıştığında, bağlantıyı kesebilir ve kontrol edebilirler.
Toplantınızı farklı bir yere taşıyarak ortalığı sallayın. Ortamı değiştirmek, grupları parçalayabilir ve yaratıcılığı teşvik eden rutini bozabilir.
Steve Jobs, yürüyen toplantılar düzenlemesiyle ünlüydü – toplantı bire bir olduğunda veya yalnızca birkaç kişiyi içerdiğinde harika.
Yeni konumlar aynı zamanda insanları alışılmadık çevrelere karşı daha dikkatli olmaya teşvik eder, bu da nihayetinde daha fazla katılım anlamına gelir.
Toplantınızı binada yeni bir yere veya yerel bir kafeye taşıyın. Zaman zaman ekibinizi bir araya getirecek ve kişiselleştirilmiş iletişimi teşvik edecek bir tesis dışı toplantı planlayın.
Etkileşimi artırmak ve üretkenliği teşvik etmek için ayarınızı değiştirin.
5. Stand
Manzarayı değiştirmek bir seçenek değilse, oturmak yerine ayakta durarak toplantıyı değiştirin.
Psikologlar, stand-up toplantılarının katılımcıları daha ilgili ve odaklı tutarak üretkenliği artırdığını öne sürüyor. Ayakta durmak, ekip üyelerinin fazla rahat veya rahat olmalarını engelleyerek uzun toplantıların cesaretini kırar.
New York Magazine’den Melissa Dahl, stand-up toplantılarının toplantı sürelerini %34 oranında azaltabileceğini bildirdi. Basitçe söylemek gerekirse, ayakta durmak, ekibi üretken ve verimli olmaya teşvik eder ve ayrıca toplantılar sırasında uyuşuklukla mücadele eder.
İbadetler sırasında dikkat çekmek isteyenlerin genellikle bunu yapmaya hazır olduklarını da belirtmekte fayda var. Bu ortamda zaten ayaktasınız, dolayısıyla doğal olarak daha fazla dikkat çekeceksiniz.
Ek bir avantaj olarak, oturmak metabolizmayı olumsuz etkileyebileceğinden, tüm gün boyunca oturmaktansa kısa bir süre ayakta durmak ekibiniz için daha sağlıklıdır.
Verimli İş Toplantıları Karlılığınızı Korur
İş toplantıları, sonuçlarınızı birkaç farklı şekilde doğrudan etkiler.
Etkili ve verimli olduklarında, çalışanlarınızın şirketin hedeflerini gerçekleştirmesine, kârlılığınızı artırmasına ve işletmenizi ölçeklendirmesine yardımcı olurlar; bu, bir idari görevi dış kaynaktan temin etmek ve hemen meyvelerini toplamak gibidir. Etkili değillerse, çalışanlarınızın dikkatini çekerler ve şirketiniz için gelir yaratacak görevleri yerine getirmelerini engellerler.
Toplantılarınızı kısa tutarak ve yalnızca katılımı gerekli olan çalışanları dahil ederek çalışanlarınızın zamanını onurlandırın. Bir plana bağlı kalın ve tartışmanın belirlediğiniz hedeften sapmasına izin vermeyin.
Mesajınızı ekip üyelerine iletmek için hikayeler kullanın ve çalışanlarınızın fazla rahat veya fazla alışılmış olmalarını önlemek için toplantı ortamınızı değiştirin.
Toplantılarınız verimli ve etkili olduğunda, daha verimli ve daha az maliyetli olacaktır. Çalışanlarınız avantajlardan yararlanacak ve gelecekteki toplantılara katılmaktan mutluluk duyacaktır.
Bu olduğunda, herkes kazanır.
Pazarlama Uygulamaları 